teamspirit

Ontwerpen van een teamsessie; 3 tips

14 augustus

Ontwerpen van een teamsessie; 3 tips om te komen tot een programma dat werkt
 

Een teamsessie is een meeting waarin je als team, met enige afstand tot de dagelijkse praktijk, komt tot reflectie op de teamresultaten, de samenwerking en de mogelijkheden tot verbetering. Het succes van deze meeting wordt voor een aanzienlijk deel bepaald door de gekozen opzet van het programma. In deze blogpost worden 3 tips gegeven om te komen met een programma-opzet die een team de grootste kans biedt om te komen tot de gewenste resultaten in hun sessie.

 

Tip 1: Zorg voor balans in het programma

 

Mensen zijn verschillend en hebben verschillende voorkeuren. Deze verschillen komen ook tot uiting in een teamsessie. Sommige teamcollega’s zijn vooral gericht op de sociale aspecten van het werken in een team. Anderen denken veel meer in termen van werkinhoud. Iedereen begrijpt dat het één niet beter of slechter is dan het andere. Sterker nog, je hebt beide manieren van kijken nodig in een team.

 

Voor het programma van een teamsessie is het gewenst om aan beide manieren van kijken tegemoet te komen. Neem daarom zowel werkinhoudelijke thema’s als mensgerichte thema’s op in je programma. Daarmee zorg je ervoor dat ieder teamlid merkt dat er aan zijn of haar voorkeur tegemoet wordt gekomen en is de kans op betrokkenheid het grootste. Voor het gemak noem ik dit hier de eerste balans-oriëntatie.

 

De tweede balans oriëntatie heeft te maken met de oriëntatie in de tijd. Kijk terug naar wat er in het verleden is gebeurd, geef de teamleden de gelegenheid om hierop te reflecteren. Maar kijk ook naar de toekomst. Benoem je voornemens voor de toekomst.

 

Het is van belang om beide tijdperspectieven te gebruiken. Een sessie die alleen programma-onderdelen kent waarin wordt teruggekeken op het verleden zal als eenzijdig worden ervaren. Er ontstaat dan het gevoel; OK maar wat nu? Aan de andere kant wordt alleen vooruit kijken vaak ervaren als te weinig gegrond. Zonder de achtergrond van een doorleefd verleden is er meestal weinig vertrouwen dat er in de toekomst iets gaat veranderen. Er blijft dan een ‘Ja-maar’ (dat wilden we een jaar geleden ook al) stemming hangen. Ook hier is balans nodig.
 

In onderstaande figuur zijn beide oriëntaties weergegeven (klik op het plaatje voor een duidelijk beeld):

model teamsessie

 
Deze schematische voorstelling vormt een goed kader voor het samenstellen van het programma van een teamsessie. In deze figuur zijn ter verduidelijking activiteiten in de vier kwadranten ingevuld. Dit zijn slechts voorbeelden van mogelijke activiteiten. Bij iedere teamsessie is het nodig om te bezien hoe de kwadranten voor de desbetreffende sessie het beste ingevuld kunnen worden.
 

Balans in een programma hoeft overigens niet te betekenen dat ieder onderdeel evenveel tijd moet innemen in het programma. Ik heb teamsessies begeleid waarbij van de totaal beschikbare 5 dagdelen bijvoorbeeld slechts één dagdeel werd gebruikt voor de zakelijke kant. Hierbij ontstond bij de deelnemers toch een gevoel van balans omdat de werkinhoud wel goed aan bod was gekomen.
 

Een wens voor een teamsessie wordt vaak ingegeven door een gevoel dat er verbeteringen in de samenwerking mogelijk zijn. Vaak wordt dan gesproken over teambuilding. Dit suggereert in eerste instantie een programma opzet waarin alleen de menskant aan de orde komt. Het spreekt vanzelf dat in een dergelijke teamsessie dan ook uitgebreid aandacht moet worden besteedt aan deze kant. Het is echter een gemiste kans om de zakelijke kant, de kant van de werkinhoud, niet aan bod te laten komen en daarmee meer balans te ervaren. De zakelijke kant vormt altijd de inhoudelijke achtergrond van het belang van samenwerking. Als team heb je inhoudelijke redenen die laten zien waarom beter samenwerken van belang is. De inhoud geeft een referentiekader. Het is soms echter lastig om de inhoud goed vorm te geven.
 

De eerste lastige kant van de invulling van de inhoudelijke onderdelen zit in de keuze van het juiste abstractieniveau waarop de inhoud wordt behandeld. Als het gaat om bespreken van resultaten in de afgelopen periode ga je niet met elkaar zitten turen in ingewikkelde spreadsheets. Maar het werkt ook niet om simpelweg met een netto-eindresultaat te komen waarbij niemand begrijpt hoe dit resultaat is opgebouwd. Er is voorsorteerwerk nodig. Dat vergt brainstormen, discussie en overleg.
 

De tweede lastige kant van het vormgeven van de inhoudelijke onderdelen zit ‘m vaak in het feit dat de begeleider van de teamssessie weliswaar de behandeling van de inhoudelijke kant kan faciliteren maar niet volledig kan invullen. De inhoud moet worden ingebracht door de teamleider of door teamleden. Ook dat vergt brainstormen, discussie en overleg.
 

En hiermee kom ik logischerwijs tot de tweede tip voor het komen tot een goede programma-opzet.
 

Tip 2: Betrek teamleden bij de voorbereiding; werk vooraf aan betrokkenheid
 

Als teamleden reeds bij de voorbereiding van de teamsessie betrokken worden bij de opzet van het programma dan is de kans het grootste dat zij dit programma ook echt ervaren als iets van hunzelf in plaats van iets ‘dat over hun heen komt’. Het is hierbij niet noodzakelijk dat ieder teamlid wordt betrokken. Er zou bijvoorbeeld in een teamoverleg gevraagd kunnen worden of twee teamleden zich beschikbaar stellen om mee te doen in de voorbereiding. Het feit dat de andere teamleden dan weten dat hun teamcollega’s betrokken zijn bij de opzet geeft doorgaans al een gevoel van eigenaarschap binnen het team.
 

In de praktijk is deze opzet niet slechts een gimmick ter bevordering van betrokkenheid. Het blijkt dat teamleden vaak uitstekend weten welke thema’s het beste op de agenda van de teamsessie kunnen worden gezet. Zij zijn dagelijks actief in het team, zij zien wat er goed gaat en wat beter kan. De sessie wordt hierdoor beter. Het perspectief van de teamleden komt dan goed aan bod. Dit komt ook omdat de teamleden die meedoen in de voorbereiding, al of niet in de wandelgangen, aan hun collega teamleden vragen wat aan de orde moet komen.
 

Het lastige hierbij is soms dat men nog niet echt een concreet idee heeft van wat een teamsessie is. Wat doe je in een teamsessie? Wat kun je ermee bereiken? Hoe maak je een programma? Dit blog beoogt deze lacune op te vullen. Deel de link van dit blog naar de teamleden die meedoen in de voorbereiding van de teamsessie en veel zal duidelijk worden.
 

Tip 3: Zorg voor de Follow-up
 

Er zijn vele manieren om een vervolg te geven aan een teamsessie. Als het gaat om de inhoud dan is dit in een goed functionerend team doorgaans geen probleem. De oogst van de verschillende brainstormonderdelen op de flipovers kan worden gefotografeerd met een mobieltje. Het samenstellen van een verslag is daarmee meestal geen uren kostende klus. Mail het verslag naar alle teamleden en dat onderdeel is opgepakt. Uiteraard is het dan zaak dat de inhoudelijke onderdelen verder worden oppakt in overleggen of projecten.
 

Als het gaat om een vervolg geven aan de samenwerkingskant dan is dit in de praktijk soms lastiger. In het volgende blog over het gebruik van een persoonlijkheidsmodel kom ik hier uitgebreider op terug.
 

Ik hoop dat deze eerste blogpost zinvolle inzichten heeft gegeven over het ontwerp van de agenda voor een teamsessie. In de volgende posts zal ik verder ingaan op verschillende andere aspecten van het werken in teams en mogelijke onderdelen in een teamsessie.