Als de samenwerking stokt; 3 tips

02 september

Als de samenwerking stokt, hoe kom je dan verder? een beschouwing en 3 tips
 

Het vertrouwen in het team is tot ver onder het nulpunt gedaald, teamleden praten uit angst voor conflicten niet meer met elkaar, ieder teamlid werkt uitsluitend nog voor zichzelf, afspraken worden niet nagekomen en gezamenlijk werken aan resultaten lijkt een ideaal uit een ver vervlogen tijd. Kortom het team heeft een top-score op wat Patrick Lencioni de vijf frustraties van teamwerk noemt. Wat kun je doen om dit team weer op de rit te krijgen?
 

Bovenstaande beschrijving is natuurlijk een beetje een karikatuur. Ik heb sessies begeleid bij teams waar de spanningen hoog waren opgelopen en waarbij de sessie min of meer de laatste kans was om zonder het inschakelen van een formele mediator ‘on speaking terms’ te komen. Hierbij bleek in verkennende gesprekken dat niet ieder teamlid met ieder ander teamlid een verstoorde werkrelatie had. Er waren ook samenwerkingsrelaties die wellicht verbetering behoefden maar niet konden worden gekenschetst als vastgelopen.
 

In de praktijk zal dit bij vrijwel ieder vastgelopen team het geval zijn. Er zijn spanningsvolle en minder spanningsvolle samenwerkingsrelaties. Door in voorbereidende gesprekken teamleden te wijzen op de relaties die ook redelijk verlopen en commitment te vragen voor een positieve intentie in de teamsessie verandert er vaak al heel veel. Dan begint de teamsessie al voordat de groep bijeen is.
 

Tolerantie, uitstellen van oordelen en geduld
 

Eigenlijk vraag je dan van de teamleden in eerste instantie; tolerantie, uitstellen van oordelen en een zeker geduld in het nader tot elkaar komen. Dit zorgt ervoor dat de teamleden een zekere verantwoording nemen in het proces en bij hun inbreng ook de vraag voor ogen hebben: helpt mijn bijdrage om verder te komen in onze samenwerking? In de sessie is het vervolgens van belang om op een neutrale wijze, zonder oordelen te vellen of schuldigen aan te wijzen, het team te laten formuleren hoe hun samenwerkingscultuur in de praktijk eruit ziet.
 

Cultuur expliciteren
 

In de ‘Systeembenadering’ wordt dit genoemd: onthul het systeem aan zichzelf. Ik denk dat het preciezer is om te zeggen: laat het team zelf hun cultuur expliciteren. Onthullen is niet nodig, ieder teamlid bevindt zich in de teamcultuur en ervaart het dagelijks aan den lijve. Het gaat dan om expliciet maken hoe een ieder de samenwerking ervaart en wat de energetische gevolgen voor een ieder zijn. Bij dit deel is humor vaak onontbeerlijk. Gelukkig komt dit in onze cultuur ook meestal wel op gang. Het is dan wel de kunst om niet te vervallen in cynisme.
 

Reduceren negativiteit, vergroten positiviteit
 

Hiermee kom ik op een volgend belangrijk aspect: reduceren van negativiteit en vergroten van positiviteit. De aanleiding voor de teamsessie is een negatieve. Er zijn problemen. Het heeft geen zin om te doen alsof dit niet het geval is. Het is vervolgens de kunst om niet te blijven hangen in negativiteit. Wat gaat wel goed? Hoe kun je daar op voortbouwen?
 

Waarderen van diversiteit
 

Een ander belangrijk aspect is het benoemen en waarderen van de diversiteit in het team. Zowel op vakinhoudelijk gebied als op het gebied van de in het team aanwezige persoonlijkheden. In de blogpost over het werken met persoonlijkheidsmodellen geef ik tips voor het laatst genoemde.
 

Gezamenlijke verantwoordelijkheid
 

De sleutel bij het komen tot betere samenwerking ligt uiteindelijk in het gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen in het komen tot verbeteringen. Als een team is vastgelopen in de samenwerking trekt iedereen zich terug. Het is dan een verzameling van solistisch opererende individuen. Deze groep van individuen moet weer een team worden. Er is binding nodig. Deze binding ontstaat als de teamleden gezamenlijk hun verantwoordelijkheid oppakken.
 

Tip 1: Voer individuele gesprekken voorafgaand aan de teamsessie
 

Het is niet handig om de sessie in te gaan met het uitgangspunt; we zien daar wel wat er gebeurt. Dan bestaat het risiko dat het tot een explosie van conflicten komt die nauwelijks meer in de hand te houden zijn. Het is beter om voorafgaand aan de sessie in twee of driegesprekken met de teamleden te verkennen waar de kansen voor verbetering liggen en de teamleden te wijzen op hun verantwoordelijkheid in het komen tot verbetering in de samenwerking.
 

Tip 2: Benoem en apprecieer en iedere vooruitgang, hoe (ogenschijnlijk) klein die ook mag zijn
 

Het proces van het komen tot verbetering in de samenwerkingsrelaties heeft bij ieder team zijn eigen snelheid. Het is hierbij de kunst om kleine verbeteringen te benoemen en te waarderen. Als louter gericht bent op een ideale eindsituatie zul je steeds frustratie ervaren als deze eindsituatie nog niet is bereikt. Zie deze ideale eindsituatie als een stip op de horizon waar je naartoe werkt. Teamontwikkeling is niet een 1 of 2 daags evenement, het is een proces dat zich over verschillende maanden kan uitstrekken. Waardeer ieder stapje in de goede richting, zie dit stapje als het bewijs dat je met elkaar op de goede weg bent.
 

Tip 3: Accepteer wat opkomt in een sessie zonder eisen over de te ontstane dynamiek
 

Het komt soms voor dat deelnemers met een bepaalde verwachting met betrekking tot de te onstane groepsdynamiek de teamsessie ingaan. Deze verwachtingen komen vaak voort uit eerdere ervaringen in teambijeenkomsten. Zo kan het ene teamlid ervaren hebben dat na een fase van emoties of onderlinge prikkeligheden in een sessie, men elkaar weer gevonden heeft. Dit kan dan het effect hebben dat dit teamlid denkt; er moet af en toe een traantje worden weggepinkt of een stevig conflict zijn, anders is er onvoldoende diepgang in de sessie en is er geen blijvend resultaat. Een ander teamlid kan juist denken dat emoties ongewenst zijn en een teken dat er persoonlijke grenzen zijn overschreden.
 

Beide overtuigingen laten zien dat men met bepaalde verwachtingen de sessie is ingegaan. Het is goed om dit verwachtingsaspect te benoemen en aan te geven dat het beter is om dit geen rol te laten spelen. Het komt inderdaad wel eens voor dat na een fase van stekeligheden er uiteindelijk harmonie in de samenwerking wordt gevonden. Dan is een one-liner als ‘zonder schuren geen glans’ op zijn plaats.
 

Het is echter niet juist om te denken dat iedere sessie min of meer hetzelfde verloop moet hebben qua groepsdynamiek wil de sessie succesvol zijn. Ik heb sessies begeleid waarin zonder schuren toch een prachtige glans ontstond. Natuurlijk kan het gebeuren dat er in de sessie spannende momenten zijn en het is prima als die momenten voorkomen. Voorop stellen dat dit moet gebeuren werkt echter contra-productief. Wat gebeurt is goed. Er bestaat geen format waar de groepsdynamiek aan moet voldoen. Werk gewoon met wat er op een bepaald moment gebeurt.